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CATEGORIZAR AS DESPESAS

Em tempos de crise, mas também a qualquer tempo é fundamental conhecer bem para onde está indo o dinheiro da empresa, até mesmo em nossas contas pessoais saber com o que se está gastando e categorizar as despesas e receitas é muito importante para se ter um visão ampla de nossa vida financeira. Em uma empresa, será mais importante ainda categorizar as despesas e receitas, separar os tipos de gastos, para saber o que se pode reter e o que não pode ser eliminado de jeito nenhum.

Porque categorizar?

Porque em uma empresa, mesmo pequena, com algum tempo começa a aumentar a quantidade de lançamentos e fica mais difícil de controlar o financeiro sem alguma metodologia ou processo organizado.

Porque queremos diminuir os custos e precisamos fazer isto com inteligência.

Porque precisamos de velocidade de análise dos dados para importantes tomadas de decisões.

Porque queremos calcular valores importantes como lucro e margem de contribuição.

Porque queremos entender o que na empresa gera mais faturamento e o que gera mais lucro, serviços específicos sob demanda, manutenções, contratos recorrentes de fornecimento de serviços e ou vendas a varejo, atacado, etc.

 

Como categorizar?

Existem diversas formas, e cada tipo de negócio tem suas particularidades, podendo valorizar mais alguns tipos de categorização, mas no mínimo é importante saber o que são despesas fixas e variáveis e separar receitas de serviços e de vendas de produtos.

Com a separação das despesas em fixas e variáveis, já se pode iniciar uma análise de como diminuir gastos, sempre que alguma despesa fixa puder ser reduzida, esta redução será propagada para os meses seguintes, já para despesas variáveis, que por definição as acontecem para investimentos ou são relativas a custos com a execução de serviços ou produção de mercadorias, cada redução conquistada, poderá alterar a estratégia de venda com redução do preço de venda ou simplesmente aumentar o lucro da empresa, e todos os dois casos refletem um sinal positivo.

Usando um plano de contas

Uma maneira mais avançada e que já contempla a diferenciação do fixo e variável, é a categorização em um plano de contas.

Muitos iniciantes, costumam criar seu próprio plano de contas, de acordo com as contas que já conhece, mas por experiência percebemos que na maioria das vezes acabam por gerar itens duplicados e também mais itens do que o necessário que acabam nunca sendo usados. Em nosso software sugerimos um plano de contas financeiro bastante simples de entender e completo, feito por consultores do SEBRAE e que atende a maioria das empresas.

 

Segue um exemplo de um plano de contas abaixo:

RECEITAS
Serviços
Venda de equipamentos
Comissões
Manutenções
IMPOSTOS sobre o faturamento
Simples
ISS
Icms
CUSTOS
Equipamentos p/ revenda
Peças montag. produtos p/ revenda
Insumos
Embalagens
Mão de obra terceiros
Transportes, Correio
DESPESAS ADMINISTRATIVAS
Contador
Hosting, dominios
Internet (mensalidade)
Telefones fixo
Telefone celular
Luz / Energia Elétrica
Água
Faxina
Aluguel, iptu, condom.
DESPESAS COMERCIAIS
Material impresso p/ divulgação
Anúncios
Comissões
DESPESAS OPERACIONAIS
Material de Escritório
Mat. de limpeza, cozinha, lanches
Deslocamentos/combustivel/passagens, estadias
Infra-estrutura
Outros
DESPESAS FINANCEIRAS
Tarifas Banco, manut. conta/cartão
Juros, Iof
Tarifa boletos
FOLHA
Salários colaboradores
INSS
FGTS
IR
Vale transporte
Pró-Labore
INVESTIMENTOS
Móveis
Aparelhos em geral
Treinamentos/cursos
TRANSFERÊNCIAS
Transferências CAIXA
Transferência Aplicação Financeira
Vales

 

Se você estiver escolhendo um sistema financeiro, recomendo analisar se pode facilmente criar itens e alterar o plano de contas, pois cada negócio sempre tem suas particularidades e se o plano de contas for maleável será fácil organizar tudo.

 

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Separando por centros de custos

Outra forma de categorização das despesas, se faz com o uso de centros de custos. É muito comum encontrar empresas que querem separar os gastos com departamentos como o departamento administrativo e o departamento de produção, mas sem ter que criar itens duplos no plano de contas. Ainda existem empresas que tem a necessidade de separar por tipos de serviço, isto fica fácil de fazer usando centros de custos:

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Utilizando projetos

Empresas que fornecem produtos e serviços especializados e ou sob demanda, que podem ter etapas de confecção ou um projeto de execução, geralmente necessitam controlar cada pedido, pois cada um tem seus prazos e suas particularidades. Uma forma de gerenciar estes pedidos é com o controle de projetos, onde cada pedido pode ser um projeto e cada gasto ou receita pode ser alocado no projeto em questão.

Será muito importante, em projetos grandes, fazer o acompanhamento financeiro adequado, de preferência com referências dos totais alocados, seja para o fechamento global do projeto ou para um determinado período (mensal).

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Contratos

Ainda como outra alternativa voltada para empresas que forneçam serviços recorrentes, que devem ser cobrados mensalmente, além de categorizar despesas e receitas, pode ser feito um controle por contratos, usando ferramentas que gerem cobranças e emissão de notas fiscais em lote.

 

Conclusão

Invista na clareza das informações financeiras, tenha tudo controlado e categorizado, o conhecimento e a visão clara do seu financeiro pode colocar sua empresa a frente da concorrência e lhe assegurar uma boa tomada de decisões de maneira rápida em algum momento em que uma grande oportunidade lhe apareça. “O Conhecimento pode fazer a diferença.

 

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