Conferir o extrato bancário é uma das maneiras que podem ajudar a validar o gerenciamento financeiro e corrigir eventuais lançamentos digitados errados. Além disto é muito mais fácil explicar as contas para o chefe ou sócios quando os extratos estão conferidos.
Importância da validação do extrato
- Verificar saldos;
- Dar baixa em pagamentos e recebimentos;
- Verificar eventuais problemas e diferenças em pagamentos e recebimentos;
- Verificar se os valores lançados estão corretos;
- Verificar se existem valores indevidos debitados na sua conta;
- Validar as datas de vencimento exatas para validação correta do saldo de conta da empresa;
- Auditar o monitorar as movimentações financeiras (entende-se o extrato um documento que pode ser usado internamente pela empresa e até em ocasiões judiciais);
Processo Manual
O modo mais antigo e ainda bastante usado é o processo manual, onde se faz a verificação lançamento a lançamento, anotando após cada verificação um sinal para marcar o valor que já foi conferido.
Automatizando o processo de conferência
Um dos principais objetivos de automatizar este processo é ganhar tempo, principalmente quando se tem muitos lançamentos. Também haverá ganho no ajuste de valores, que quando feito eletronicamente, podem ser feitos com poucos clicks ao invés da digitação de vários números e teclas especiais de chamada de funções e gravação necessários em uma planilha por exemplo.
Atualmente os bancos oferecem a possibilidade da geração dos extratos de maneira eletrônica em arquivos com formatos padronizados que podem ser importados em muitos softwares financeiros que facilitam este processo.
Se a ferramenta de sua escolha for de fácil uso, o processo antes manual, pode gerar uma economia de muitas horas e no final poderá obter um relatório como o mostrado abaixo, onde para cada item do extrato haverá um outro item do software com uma descrição mais detalhada e já categorizado em um plano de contas organizado.
Como baixar um extrato do gerenciador do banco
Os arquivos para utilização com outros softwares devem ter algum padrão conhecido, como OFX e OFC. Não deverá ser utilizado arquivos do tipo pdf ou texto corrido por falta de padronização dos mesmos.
Existem alguns softwares que oferecem a opção de entrar direto na sua conta bancária com a sua senha, para baixar o extrato, mas deve-se ter cuidado com a segurança desta operação, e verificar com o banco se o software utilizado está homologado para este tipo de operação. Atualmente com tantos crimes pela internet e invasão de contas, a segurança é muito importante.
Também existe um serviço oferecido pelos bancos para troca eletrônica de arquivos, incluindo extratos, muito usado por grandes empresas, mas com um custo considerável e uma certa complexidade para contratação, instalação e uso.
Abaixo mostraremos telas de alguns bancos apontando com baixar os arquivos de extratos:
Banco do Brasil
Caixa Econômica Federal
Sistema CECRED (várias cooperativas)
Como conciliar os lançamentos do extrato
Em nossa experiência dentro da empresa e em contato com os clientes, indicamos sempre conferir o extrato lançamento a lançamento, pois um bom financeiro precisa conhecer com clareza todas as contas e estar atento aos detalhes e pequenas diferenças que podem fazer a diferença.
CUIDADO. Não indicamos usar processos que identifiquem sozinhos via software a relação entre extrato e lançamento, pois é muito e realmente muito difícil garantir que a verificação esteja totalmente correta, imagine ser auditado e não saber explicar alguns valores que foram conciliados automaticamente. Para explicarmos melhor nossa preocupação com o automatismo em excesso, citaremos alguns exemplos:
- Conciliação de um depósito de um cliente que foi feito para pagar duas faturas, sendo uma do mês anterior que incluiu juros sobre a mesma, praticamente apenas a pessoa que gerou as faturas e tem o relacionamento com o cliente saberá fazer esta conciliação da maneira correta;
- Ao gerenciar a cobrança de múltiplas tarifas referentes a boletos recebidos no mesmo dia e que o banco costuma mostrar em apenas um lançamento;
- Identificação de um pagamento feito erroneamente em duplicidade.
Na Prática
No uso da ferramenta você deverá fazer o upload do extrato, que será guardado em um repositório do cliente e ficará disponível para consultar a qualquer tempo. Uma boa opção de guarda de arquivos.
O arquivo será mostrado em uma lista clickando no mesmo para fazer a conciliação ou alguma simples verificação como no caso de algum arquivo mais antigo com conciliações anteriores.
Para facilitar a visualização e conciliações, será importante mostrar duas janelas, uma com o extrato e outra com os lançamentos já digitados. Estas janelas devem ser atualizadas a cada lançamento conferido ou lançado no caso de o mesmo ainda não ter sido digitado. Para facilitar o software pode indicar os lançamentos que mais se aproximam do lançamento do extrato.
Ao clickar no item do extrato e após no item correspondente dos lançamentos digitados será feita a conciliação através de uma tela de confirmação, onde também deve existir a opção para corrigir valores ou alterar o texto do lançamento se desejar.
Em geral a operação fica bastante simples e se resume em 3 clicks: click no item extrato, click no item software e click no botão consolidar.
Da mesma maneira apresentada acima, ainda existe a possibilidade de fazer a conciliação com múltiplos lançamentos, de maneira também fácil simples e rápida se resumindo em apenas um click a mais a cada lançamento extra.
Sugerimos fazer um teste no software e entrar em contato com o suporte e até agendar um treinamento para explorar a funcionalidade e verificar a praticidade da ferramenta.
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Conclusão
Acompanhando alguns clientes na prática, percebemos o ganho de muitas horas e principalmente confiabilidade no processo, observamos rotinas diferentes como o acompanhamento diário com conciliação o que leva cerca de cinco minutos a cada dia e também observamos rotinas semanais com cerca de vinte minutos no início da semana e pronto para planejar os pagamentos e cobranças dos próximos dias.
A conciliação bancária dos extratos, quando feita de maneira adequada, com um bom software, aumenta a confiança, ganho de tempo e melhora a transparência e visualização dos valores gerenciados no financeiro.