Se organizar o financeiro da empresa está ficando difícil, está na hora de usar uma boa ferramenta para auxiliar este processo. Neste post vamos falar de alguns pontos importantes que podem ajudar você quando estiver escolhendo o sistema de gestão financeira para sua empresa.
SUPORTE
Embora os softwares estejam cada vez mais intuitivos e fáceis de usar, não significa que ao iniciar o uso de um software você já aprenda automaticamente a gerir o financeiro. O acompanhamento de um bom profissional de suporte pode auxiliar a escolher a melhor forma de usar as ferramentas a seu favor e de acordo com o tipo de negócio, visualizar um relatório especializado, ou mesmo ajudar a preencher uma nota, pois o governo tem muitas regras, e pode ser muito dispendioso ter que aprender tudo sozinho.
TREINAMENTO
As ferramentas tem cada vez mais recursos, e as pessoas envolvidas no processo precisam aprender como usá-las, serem treinadas. Se a pessoa responsável é substituída, o novo colaborador precisa ser treinado também. Verifique como funciona o sistema de treinamento oferecido pelo fornecedor do sistema e os custos para isto.
RELATÓRIOS PRÁTICOS E CLAROS
O que você precisa, saber o que tem para receber, se tem clientes inadimplentes, ou ainda projetar seu fluxo de caixa para daqui a três meses ? Tenha claro o que precisa e verifique se o software tem relatórios que mostrem isto com clareza e de maneira fácil de usar. Se você tiver que fazer manobras, exportar dados e depois reorganizar para tirar um bom relatório, isto não é bom, bons relatórios devem ser dinâmicos com opções de vários filtros e mostrar de cara e com clareza os dados necessários. Você deve conseguir visualizar o que precisa com poucos clicks.
PERFIS DE USUÁRIO
Verifique se existe opção para escolher diferentes perfis para diferentes tipo de operadores e que possibilitem a opção de manter em sigilo dados como salários e valores estratégicos da empresa.
AUDITORIA
Por fim verifique como acontece uma auditoria no sistema. Ninguém está livre de erros e em alguns casos de ter trabalhado com uma pessoa desonesta. Faça questionamentos sobre como validar o trabalho, rastrear lançamentos específicos e recuperar dados excluídos além verificar o acesso dos usuários. Atualmente, dispomos de rastreabilidade por lançamento, backup total diário que permite recuperar qualquer dados em até seis meses anteriores e controle de acesso total ao sistema por login, ip e horário de acesso.
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