Associações e empresas em geral promovem uma grande diversidade de eventos como assembléias, coquetéis para divulgação de um produto, festas de confraternização ou comemoração ou simplesmente reuniões especiais com um número grande de pessoas ou clientes que necessitem de um atendimento diferenciado. Qualquer evento que necessite de um espaço extra ou mesmo um um simples café entregue fora da empresa irá gerar custos e para isto as empresas precisam controlar eventos, locação de espaço, comida, material de consumo.
MONTAR UM BOM ORÇAMENTO
Geralmente as empresas tem uma pessoa responsável para este tipo de serviço, e normalmente é uma pessoa que além das atribuições normais, ainda detém também estas habilidades. Seria muito normal saber que estas pessoas também organizam outros eventos fora do ambiente empresarial.
Muito bom contar com alguém experiente, que tenha bons contatos e entenda as necessidades que cada evento necessite. Eventos simples que usem a infra-estrutura da empresa, sem dispender gastos extras, geralmente não necessitam de provisionamento financeiro, mas eventos com grande número de pessoas ou que necessitem servir um bom coquetel fora da empresa onde será necessário locar espaço, talvez transportar acessórios ou ainda contratar recepcionistas precisam ser previamente orçados para aprovação e provisionamento financeiro. Como sugestão sempre inclua um valor extra para gastos não planejados, quase sempre eles aparecerem.
CONTROLAR CUSTOS
Quem organiza costuma ter a mão um caderno ou tablet com anotações, telefones, lista de tarefas e também guarda notas e recibos para efetuar os pagamentos e prestar contas. Geralmente durante o processo, a tarefa de controlar e registrar os custos fica bastante difícil, mas precisa ser feita, o chefe posteriormente precisará analisar e fechar a conta e será muito fácil se tudo isto puder ser incluído diretamente no financeiro da empresa, mas com a clareza da visualização dos custos exclusivos do evento.
O jeito é registrar os custos, o que pode ser feito pelo responsável financeiro a partir dos dados, recibos e notas informados pelo organizador. Para controlar o financeiro do evento de maneira adequada junto com o financeiro geral da empresa, é importante que o software utilizado tenha opção para separar estas contas, como o controle por projeto, onde cada evento pode ser controlado. O projeto por definição tem início e fim, exatamente como um evento, e este atributo pode ser incluído em lançamentos normais que já estejam categorizados, no plano de contas da empresa, mas que também tenham o atributo do projeto/evento específico e possam ser visualizados em separado.
Simplificando, faça lançamentos normais, atribuindo os gastos de um evento a um projeto específico.
Faça o controle de suas finanças de maneira eficiente a partir de R$ 29,00 mensais
PRESTAR CONTAS
O organizador terá que prestar as contas, que podem ser feitas como uma simples lista de gastos com um total no final, anexando as notas e recibos, o que já foi pago e o que tem a pagar.
Uma forma muito profissional e com uma ótima apresentação, seria a entrega de um relatório financeiro por projeto/evento, já categorizado, com valores, fornecedores, datas, pagamentos, vencimentos e um bom gráfico mostrando os percentuais por tipo de gasto. Se isto tudo já estiver devidamente conciliado com as contas da empresa a validação estará completa e o quesito confiança praticamente irrefutável.
Pensando no futuro, imagine a possibilidade de visualizar com poucos clicks os totais por evento nos dois últimos anos.
Utilize um bom software e faça isto de maneira simples. Certifique-se que pode fazer lançamentos com atribuições a projetos de maneira fácil e que possa visualizar os relatórios com poucos clicks.
[button_2 color=”orange” align=”center” href=”http://bit.ly/FinanceiroWebExperimente”]EXPERIMENTAR AGORA GRATUITAMENTE[/button_2]