Neste post vamos falar da importância de passar as informações financeiras controladas em um caderno ou planilha para um software financeiro e as inúmeras vantagens que podem ser aproveitadas com o software.
Do Caderno
Antigamente se aprendia a controlar o caixa no caderno. Ainda hoje existem formulários como o abaixo que podem ser encontrados em algumas papelarias.
PROBLEMA
Todos os cálculos tinham que ser feitos a mão ou com uma calculadora, e geralmente precisavam ser conferidos para evitar erros. Mesmo assim seria fácil achar erros porque um número poderia não estar bem escrito, ou simplesmente porque foi anotado um valor errado. Um método antigo, importante, que ajuda muito a ter controle sobre o fluxo de dinheiro na empresa, mas ultrapassado, em um mundo moderno que a cada dia tem mais concorrência e menos tempo a perder. Imagine que em uma das anotações foi escrito o valor 200 enquanto deveria ser 20, e no final do dia o montante fechado não bateria com o valor anotado e calculado, ao conferir tudo e achar o erro ter de fazer toda a soma novamente. Fiquei cansado só de pensar e com certeza, muitos já perderam horas com este tipo de problema.
Da Planilha
Com a evolução computacional e a disseminação do uso de planilhas o papel foi trocado pelo meio eletrônico facilitando a digitação e a inclusão de cálculos como o exemplo a seguir:
Ou ainda para guardar o cadastro de clientes:
VANTAGENS
Muito tempo se ganha com a utilização de planilhas, pois fica fácil corrigir os dados e recalcular tudo, é possível gerar um gráfico e montar relatórios diversos.
PROBLEMA
O crescimento da empresa e o aumento do número de lançamentos. A visualização começa a ficar muito difícil, a correção de algum valor antigo pode mexer em muitos cálculos e desarrumar fechamentos e relatórios já prontos, exigindo um retrabalho de conferência e ajustes muito grandes, o simples teclar um “delete” por erro humano pode bagunçar muita coisa na planilha e para geração de relatórios estratégicos o nível de dificuldade aumenta muito.
Com uma planilha é muito difícil categorizar os lançamentos e obter relatórios com montantes das categorias garantindo que as somas estejam contemplando por exemplo todos os trezentos e cinquenta lançamentos do mês corrente, pois com apenas um erro de digitação incluindo um ponto já se poderia perder a soma precisa dos dados.
Saber o que tem a pagar e receber, o que foi pago na semana e gerenciar lançamentos passados exigem uma complexidade de controles e atenção de um expert.
Ainda, quando se usa uma planilha com muitos dados fica muito difícil fazer uma boa auditoria deste controle ou garantir que os dados estão corretos. Imagine fazer a conciliação bancária de um extrato direto na planilha e verificar os valores pagos e somar tudo até chegar ao valor do saldo final deste extrato.
Por último, como uma planilha, geralmente é gravada em um computador pessoal, será necessário fazer cópias constantes para evitar problemas com vírus, um computador estragado ou ainda a possibilidade de outra pessoa alterar a planilha, mesmo que sem querer.
Caderno
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Planilha
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Software
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Software Financeiro
(mais controle em menos tempo)
A digitação e ou correção de lançamentos é mais fácil, a categorização será normalizada, pois será feita a partir de uma tabela padrão e os relatórios poderão ser visualizados a partir de poucos clicks economizando muito tempo e colocando a análise financeira em um nível muito mais alto.
Pense grande, por exemplo, na velocidade com que se pode fazer a análise de um cliente, quanto ele comprou nos últimos três meses, se pagou em dia ou tem alguma fatura a vencer.O quanto isto pode ser importante se você puder fazer a análise enquanto fala com o cliente no telefone.
Quem são seus maiores clientes ? Quanto esforço é necessário para saber com precisão estes dados ? Talvez com apenas alguns clicks…
Como está o caixa, vou ter dinheiro para pagar todas as contas até o fim do mês ? Será que posso investir em uma máquina nova ou na contratação de uma pessoa para auxiliar no serviço ? Qual a lucratividade da empresa ? Com um DRE e um bom relatório de fluxo de caixa, esta visão fica mais fácil e pode ser obtida com muito mais rapidez e sem depender de um especialista.
Importando Dados
(peça ajuda para o suporte)
Se o controle era feito ainda no papel, para importar estes dados, o jeito mais rápido e simples é redigitá-los, e depois conferir os saldos. Podemos dizer por experiência própria ao fazer este trabalho junto com alguns clientes, que muitos erros no controle em papel já foram achados ao repassar o controle para o software financeiro.
A partir da planilha, que já é um meio digital, fica um pouco mais fácil, nossa equipe costumeiramente recebe planilhas de novos clientes para importação. A partir das planilhas fazemos o trabalho de configurar software e campos da planilha e importar direto para o sistema, pois sabemos da dificuldade que isto poderia gerar para um novo usuário que teria que aprender e saber como validar tudo.
Imagine uma planilha com cerca de 3000 lançamentos, que é um histórico considerável que o usuário não gostaria de perder, mas também não quer dispender tempo para redigitar. Ao importar os dados, todo histórico fica mantido, talvez o controle anterior na planilha não tenha uma categorização, mas isto poderá ser feito posteriormente com calma conforme a necessidade. O importante será começar um controle mais efetivo e com aproveitamento do histórico.
Da mesma maneira, imagine seu cadastro de clientes de alguns anos em uma planilha, com cnpj, inscrição estadual, municipal, contatos, endereços para fatura e entrega e até observações precisar ser redigitado. Um bom software financeiro também deve ser avaliado pelo suporte, se será possível importar estes dados com facilidade ou mesmo se esta equipe pode fazer este trabalho, e depois acompanhar a validação e oferecer treinamento e consultoria para o uso mais adequado da ferramenta com foco nas necessidades do cliente.
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