Para organizar o financeiro, de uma empresa ativa, que precisa estar atualizada e se adequar as mudanças, precisamos saber gerenciar muito bem o dia a dia e ter cada vez mais o dinheiro bem controlado, saber que áreas custam mais, que tipo de serviços ou produtos vendem melhor e o que gera lucro ou prejuízo. Projetos e centros de custos no financeiro, podem ser ferramentas de alto valor na gerência e estratégia da empresa.
Definições Importantes
Plano de contas x Centro de Custos x Projetos
A categorização de entradas e saídas devem figurar num plano de contas, de acordo com as suas características, similaridades ou eventos econômicos produzidos. Uma conta deve representar facilmente a operação realizada por uma entidade.
Segundo “Wikipedia”, denomina-se centro de custo, as diversas seções de uma empresa delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos aí verificados.
Como exemplo, é muito comum encontrarmos centros de custos nomeados como “Administração” e “Produção”, mas podemos escolher muitos outros nomes, conforme nosso tipo de negócio.
Exemplos de centros de custos:
| Tipos de empresas | Centros de custos |
|---|---|
| Revendas com filiais | Filial 1 Filial 2 |
| Indústrias | Administração Comercial Produção |
| Oficina mecânica | Serviços Peças |
| Software | Comercial Suporte Desenvolvimento |
| Escritório de arquitetura | Projeto arquitetônico Projeto de interiores Projeto de exteriores |
| Advogados | Serviços Pessoa Física Serviços Pessoa Jurídica |
Também como descrito no site da “Wikipedia”, pode-se definir um projeto como um empreendimento colaborativo, frequentemente envolvendo pesquisa ou desenho, que é cuidadosamente planejado para alcançar um objetivo particular
As principais características dos projetos são:
- temporários, possuem um início e um fim definidos.
- planejados, executado e controlado.
- entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.
- desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva.
- realizados por pessoas.
- com recursos limitados.
Quando usar ?
Como já comentado, categorização no plano de contas, deve ser usado para todo e qualquer lançamento, já centros de custos e projetos devem ser utilizados quando necessário de maneira que facilitem a visualização dos dados. Agora imagine a situação onde todos os dias são feitas compras que podem variar entre lanches, material de cozinha, limpeza, papelaria e material de escritório, embalagens, etiquetas, brindes e material comercial, além de matéria prima, ferramentas e outros produtos para revenda. Quem cuida do dinheiro terá bastante trabalho, vai ter que prestar contas, e principalmente saber onde se concentram as despesas e quem está gastando mais do que deveria, caso contrário esta rotina pode se tornar uma bagunça e ficar incontrolável. Nestes casos separar centros de custos e projetos vão ajudar muito a gerência.
Vamos citar alguns exemplos de quando usar:
Algo não recomendado, mas que acontece muito é misturar contas pessoais dos sócios com as da empresa. Se estas contas pelo menos puderem ser separadas por centros de custos distintos, como por exemplo, “Sócios” e “Empresa” já podem ser feitos relatórios separando estas despesas que irão mostrar de forma mais correta a saúde da empresa. Isto pode não resolver o problema da mistura e gastos dos sócios, mas pelo menos vai mostrar claramente os furos de caixa e onde se encontram.
Empresas de serviço especializado que fornecem sob demanda, como construtoras (grandes ou pequenas), empreiteiros, escritórios de arquitetura, escritórios de engenharia, desenvolvedores de software, advogados, consultores e outros devem controlar receitas e despesas por projeto a cada serviço contratado, pois será sempre importante saber quanto se está gastando e recebendo em cada um. Muitas vezes a falta deste controle, pode mascarar serviços que não dão lucro, já quando visualizamos o quanto cada projeto está contribuindo, podemos analisar os tipos de serviço prestados e planejar melhorias para evitar prejuízos ou ainda simplesmente decidir o que deve ou não ser fornecido pela empresa.
Em paralelo ao controle por projeto, imagine que a empresa, agora fornece serviços para duas frente distintas, que exigem esforços diferenciados e talvez até técnicos com especializações diferentes. Fornecer duas coisas diferentes pode ser um grande problema e ficar difícil de administrar, mas também pode ser estratégico para diferenciar a empresa como fornecedora, afinal um serviço pode chamar o outro ou ainda pode simplesmente chamar atenção do cliente por que esta empresa resolve o problema completo do cliente. Um exemplo dos mais simples, posso citar que quando comprei uma cortina para minha casa, a fornecedora confeccionou as mesmas sob medida e ofereceu também o serviço de colocação dos trilhos feito por um terceiro de confiança da fornecedora, que fez os furos e instalou a mesma, uma facilidade que me poupou tempo para achar outro fornecedor. Assim como este exemplo simples, podemos ver muitos outros, mas precisamos ter cuidado para saber onde estamos ganhando e quanto vale a pena investir nesta diversidade de serviços, pois é melhor fazer uma coisa bem feita do que várias de forma mediana. Se estes dois serviços forem separados por centro de custos, afinal cada um é um tipo de serviço, conseguiremos ver com facilidade quanto foi faturado e quanto custa cada um, no caso do exemplo citado, ficaria simples de saber o momento em que o instalador poderia ficar mais barato se contratado como funcionário ao invés de terceirizado.
Informações estratégicas que podem diferenciar da concorrência
Ter as informações dos valores por projetos e centro de custos a mão de forma correta e com poucos clicks, podem fazer total diferença, pense na hora de montar orçamentos, ou oferecer um serviço extra para um projeto corrente que pode gerar um bom adicional. Também deve-se estar atento a todos os gastos para poder negociar eventuais despesas extras com o cliente ainda em tempo hábil, pois mudanças no decorrer de um projeto são comuns, mas se não forem negociadas em tempo, provavelmente o fornecedor arcará com o prejuízo.
ALGUNS RELATÓRIOS ÚTEIS
Visão dos centros de custos ou projetos em um determinado período
Extrato por projeto e ou centro de custo
Acompanhamento dos projetos com referência de valores mensais que devem recebidos e podem ser gastos.
Ainda poderíamos ver por projeto ou centro de custos, os totais categorizados no plano de contas, fluxo de caixa e dre.
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