Você é o dono de uma pequena empresa, tem muitas atribuições e precisa delegar a gestão financeira, mas não pode divulgar todas as contas ? Ou você é o gestor financeiro e não consegue fazer o trabalho porque não tem acesso a todos os dados necessários para fazer os fechamentos.
Primeiros cuidados
O faturamento, a emissão de notas, emissão de boletos, geram bastante trabalho e precisam ser delegados para se ter um serviço eficiente, para que o cliente receba os documentos corretos e em tempo hábil. Do mesmo modo, estes serviços que exigem atenção, serão feitos de maneira mais eficiente por alguém que possa se dedicar a esta tarefa sem ter que parar para resolver outros tantos problemas que uma empresa gera no seu dia a dia.
Assim como o faturamento a anotação de despesas cotidianas também deve ser delegada.
O que precisa de preocupação
A folha de pagamento, pois a folha é sigilosa, e precisa ser cuidada com cautela, não se pode divulgar os salários deliberadamente, mas alguém tem que fazer os pagamentos.
O que o dono não quer delegar
Geralmente, o dono não quer mostrar suas retiradas, não quer divulgar seu pró-labore ou em alguns casos, algumas despesas específicas.
Como resolver
Para uma boa gestão financeira, o ideal é que exista a conciliação bancária para validar os lançamentos e os totais do período. Se no extrato estiverem separados os valores da folha de pagamento ou especificadas as transferências para as contas dos sócios, é claro que o dono que não quer que estes valores sejam vistos, talvez não repasse os extratos. Com tempo é comum os gestores financeiros adquirirem a confiança necessária, mas no início o jeito é a conciliação bancária ser feita pelo dono ou abrir uma conta em separado, e uma ou duas vezes por mês fazer transferências com os montantes necessários, sem a especificação dos valores que cada um recebe. Assim o gestor poderá cuidar da conciliação de uma conta e deixará a folha e retiradas por conta do dono.
Com um bom software financeiro, estes recursos podem ser compartilhados usando as regras de segurança onde se escolhe o que cada perfil poderá ver, contas que o usuário poderá gerenciar e até a definição de itens no plano de contas onde somente o usuário com nível de acesso adequado pode ver os lançamentos respectivos a seu nível. Por exemplo na categoria folha de pagamento pode-se escolher que apenas os usuários com nível 1 ou 2 possam ver os lançamentos categorizados neste item, o usuário com nível 3,4 ou 5 não consegue ver.
Então se escolhe os níveis para os usuários específicos:
Os relatórios apareceriam completos para uns e sem a folha de pagamento para outros.
Do mesmo modo em que pode-se filtrar lançamentos em um plano de contas, também pode ser necessário filtrar contas bancárias ou contratos. Analise suas necessidades e teste bem o software financeiro antes de escolher. Com os preços de software, acessíveis atualmente, não recomendaria tentar fazer isto tudo somente com anotações ou em uma planilha, pois o foco necessário para o negócio não deve ser desperdiçado com métodos antigos, não automatizados, que necessitem de várias horas extras de esforço para o controle.
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