Na relação entre o financeiro e a contabilidade, é muito comum achar empresários que desconhecem os livros contábeis, tem dificuldade em ler um balancete ou demonstrativo de resultados, mas conhecem seus extratos e sabem como ninguém cuidar do seu próprio negócio.
Já escutei de alguns contadores que o serviço contábil deveria ser pago pelo governo, pois a maioria do trabalho está por conta de exigências legais, que no meu ver apontam para facilitar a apuração de impostos. O caso é que não tem jeito, no Brasil, a legislação gera uma série de obrigações a empresa, que felizmente podem ser resolvidas pela contabilidade.
Obrigações
As pessoas jurídicas devem cumprir com várias obrigações ou normas legais perante a Legislação Comercial, Fisco Federal e Ministério do trabalho.
Segue uma lista para exemplificar: Estatuto ou Contrato Social, Contabilidade, Balanço, Livro Diário, Livro Razão, Declaração Anual do Imposto de Renda das Pessoas Físicas (para os sócios), Declaração de Bens e Direitos no Exterior (DBE/BACEN), DIRF, Imposto de Renda Retido na Fonte e Comprovante de Rendimentos e Retenção do IRF, Livro de Inspeção do Trabalho, Livro Registro de Duplicatas, Sped Fiscal/EFD, Sped Contábil/ECD, Sped Imposto de Renda/ECF, Livro Registro de Empregados, Livro Registro de Inventário, Folha de Pagamento, GPS, GFIP, GRFC, CAGED, RAIS, Contribuição Sindical, Contribuição Confederativa, Contribuição Assistencial, Contribuição Associativa, Informes de Rendimentos das Pessoas Físicas, Informes de Rendimentos das Pessoas Jurídicas, Publicações Obrigatórias nas Empresas Limitadas, SISCOSERV.
A distância da realidade da empresa e da contabilidade
Com tantas obrigações e devido a complexidade e conhecimento necessários, é muito comum que os pequenos empresários com o decorrer do tempo, passem a ter uma realidade na empresa que não é totalmente aderente a realidade encontrada na contabilidade.
Os motivos mais comuns, são o atraso da entrega dos documentos, a clareza nas contas, falta de documentos, faturamentos sem documento fiscal, falta de conciliação bancária entre outros.
A importância da contabilidade para o empresário
Para a empresa poder emitir normalmente notas fiscais, participações de licitações, ou até mesmo se manter no simples (quando for o caso) será necessário se manter na legalidade exigida pelo estado. Nem todas as obrigações acima podem ser necessárias para sua empresa, por exemplo, se a empresa não tem empregados, não terá como fazer um livro registro de empregados, neste ponto quem resolve é a contabilidade que tem os profissionais qualificados para estes serviços.
Os possíveis investidores de uma empresa irão fazer a análise contábil que deverá corresponder a realidade apresentada pelo empresário.
Para empréstimos, os bancos costumam pedir balancetes e DREs que devem ser assinados pelo contador e pelo empresário.
Cuidar do financeiro ou manter a contabilidade em dia?
E porque não os dois? Com um bom software e uma rotina organizada você pode ganhar tempo ao organizar o financeiro e manter a contabilidade atualizada com poucos clicks ajudando também o pessoal da contabilidade.
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Como facilitar a integração entre o financeiro e a contabilidade?
Embora não esteja explícito em nenhuma lei a obrigação de apresentação dos extratos bancários para uma possível fiscalização, é importante ter o conhecimento de que os bancos e outras instituições financeiras são obrigados por lei desde 2008 a apresentar a DIMOF (Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira).
A receita federal já tem acesso a toda movimentação financeira da sua empresa, e apenas por esquecer de declarar no imposto de renda uma conta bancária, você já pode cair na malha fina.
No caso de uma fiscalização, o se a contabilidade não estiver alinhada com a movimentação bancária (neste caso controlada pelo empresário e contadores através dos extratos e pela Receita Federal através da DIMOF), o que pode acontecer é a receita arbitrar valores de faturamento de acordos com as movimentações e aplicar multas sobre um valor que pode ser maior do que o real, portanto é sim muito importante manter o acompanhamento dos extratos junto a contabilidade.
Se for feita a conciliação bancária via software um relatório simples como o mostrado abaixo, esclarece toda a movimentação para o contador e deixa muito bem informado e atualizado o empresário.
Software para Integração Contábil
Softwares mais avançados dispõem de módulos específicos para fazer a integração contábil de maneira mais automatizada, onde pode-se associar o plano de contas de seu sistema financeiro com o plano de contas da contabilidade e gerar os lançamentos já no layout do software contábil, categorizando estes de maneira automática as contas contábeis. Isto facilita muito a vida do contador e praticamente acaba com o trabalho do empresário em ficar informando uma série de dados para o contador, visto que desta maneira a própria contabilidade pode acessar e gerar os dados necessários.
