Muitas empresas, principalmente as que fornecem serviços recorrentes, as que prestam serviços sob demanda e as que desenvolvem projetos precisam fazer a gestão financeira de contratos. É muito importante acompanhar os prazos para emitir as faturas e atualizar os gastos para evitar prejuízos e ficar atento a despesas que precisem ser renegociadas com o cliente.
Quanto gastei e quanto recebi por este contrato?
Os esforços estão deslocados para um cliente que está inadimplente enquanto o outro bom pagante está com pequenas pendências para fechar a próxima etapa e efetuar o pagamento.
Todo bom empresário gostaria de ter esta informação em mãos para poder decidir qual trabalho deve ter prioridade e manter o fluxo de caixa da empresa estável. Do mesmo modo também se quer saber o quanto já se gastou, quanto recebeu e se o contrato mantém o lucro esperado.
Conta corrente do contrato
O ideal é acompanhar todas as despesas e receitas de um contrato como em uma conta corrente, onde deve se prever as contas a pagar e receber e ter lançadas e baixadas as contas passadas, se for um contrato de manutenção será muito importante cuidar da data de competência.
Pode parecer muito trabalho, mas para contratos com valores relevantes isto será necessário. Pode inicialmente usar uma planilha ou usar um bom software financeiro que contemple contratos, onde se possa dentro das contas da empresa categorizar os lançamentos também em contratos e posteriormente tirar relatórios do mesmo.
Sua empresa precisa ter este controle claro e muitas vezes o cliente precisa entender porque um contrato precisaria ser renegociado ou algum valor adiantado. Com a conta corrente do contrato em mãos fica fácil explicar e discutir o plano financeiro/gastos referente a um contrato.
Facilidades para Contratos com receitas recorrentes
Quem tem receitas recorrentes como o aluguel de software, manutenção de máquinas ou fornecimento de um serviço de limpeza e precisa emitir faturas e notas fiscais todos os meses, atualmente pode contar com softwares que facilitam muito este trabalho. Com o cadastro dos contratos, data de início, periodicidade de faturamento (mês a mês, semestre a semestre, etc), valores por período (mensalidades), a geração de boletos, faturas, débito em conta e de notas fiscais pode ser feita com poucos clicks e enviada por email. Mesmo um empresa que tenha alguns contratos, cerca de vinte ou trinta e que faz isto manualmente, gasta em média meio período até um dia inteiro de trabalho para gerar as faturas e enviar, enquanto poderia depois de automatizado este processo, diminuir este tempo para poucos minutos, mesmo multiplicando estes contratos por dez ou cem vezes.
Contratos recorrentes, quem está inadimplente?
Além da geração das faturas, algumas informações sempre são questionadas pelos gestores, como:
Quantos contratos ativos a empresa tem?
Qual o valor a receber de todos os contratos da empresa?
Quais clientes estão inadimplentes? Quais os valores e parcelas devem?
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Conclusão
Faça uma boa gestão financeira de seus contratos, para que os gestores e clientes possam negociar com clareza e tomar as decisões certas rapidamente. Preocupe-se com a facilidade em obter relatórios gerenciais dos seus contratos para garantir o bom andamento do planejamento e dos recebimentos destes, e se possível utilize ferramentas que automatizem o procedimento de cobrança.