Para pequenos negócios, onde se conhece a todos e se tem a possibilidade de contactar diretamente os clientes, o melhor é conversar e negociar, mas pensando em uma empresa com clientes recorrentes, associação, escola ou pequenos cursos que tenham um número razoável de clientes, conversar com cada um poderia se tornar algo quase impossível, por este motivo, neste post falaremos um pouco sobre inadimplência de mensalidades, como evitar e resolver.
EVITAR
A inadimplência inicia muita vezes pela forma de cobrança, em alguns casos, eu mesmo já precisei pedir para pagar. O melhor é ter um sistema de controle das mensalidades, e ter um contrato assinado, caso não tenha, verifique o que poderá ser feito quando não receber a mensalidade esperada, se o serviço ou acesso pode ser cortado, pois em alguns casos a lei pode dificultar as coisas.
É importante para quem cobra facilitar para quem deve pagar, o débito automático é uma ótima opção, outra é o envio de boletos e avisos por email. Lembrar o cliente ajuda muito.
CONTROLAR
Use um bom software financeiro, que possa cadastrar os clientes, contratos, ativando e desativando os mesmos de acordo com planos e prazos, verifique a possibilidade do envio por email, impressão de carnês quando for o caso e acesso ao sistema pelo próprio cliente para reemissão de boletos já com cálculo de multa e juros. É muito importante que o software gere arquivos remessa para o débito automático e posteriormente receba o resultado das remessas e pagamentos automaticamente, gerando as taxas e dando as devidas baixas.
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RESOLVER
Para resolver a primeira coisa é saber quem deve, quanto e o tempo que está devendo. Para um cliente que talvez tenha esquecido de pagar e seja lembrado em poucos dias, isto pode ser resolvido rapidamente. É importante poder verificar o histórico de pagamentos do cliente com facilidade, e se for possível manter um histórico do relacionamento com a data dos contato e descrições das conversas e negociações. Para os casos onde o tempo sem pagar aumenta, é preciso ficar atento e monitorar constantemente, se possível negociar a dívida para que não acumule, cartões de crédito costumam enviar opções de parcelamento quando a dívida aumenta. Em último caso, será necessário cancelar o cliente e talvez até usar a cobrança judicial, mas neste caso praticamente é um cliente perdido que vai dar trabalho apenas para diminuir o prejuízo. Se isto acontecer, faça as contas do custo para a cobrança e proponha um desconto equivalente.
CONCLUSÃO
O melhor é evitar, mas quando não for possível, quanto antes conseguir contactar com o cliente, mais fácil será cobrar, portanto escolha bem o software financeiro para facilitar seu trabalho e fazer o melhor monitoramento da inadimplência possível.
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