AUTOMATIZAR O FINANCEIRO

Automatizar o financeiro, para simplificar, ganhar tempo e confiança na contas.

As contas de uma pequena empresa, devem ser simples de controlar, de visualizar e planejar, mas em muitos casos estas acabam virando uma grande dor de cabeça, motivo de prejuízos e até falências.

No mundo moderno e acessível em que vivemos, onde conseguimos informações em segundos com poucos clicks, não ter um bom controle financeiro na empresa por motivo de altos custos é coisa do passado, existem muitos softwares com custo acessível e simples de usar, além de poder contar com o auxílio de profissionais treinados e dispostos a ajudar pelo preço de uma mensalidade.

Tempo é dinheiro

Se para o seu controle, você gasta muito tempo com calculadoras e planilhas, pense no número de horas que são necessárias todas as semanas para manter este controle.

• Sua hora tem um preço, se você está fazendo isto depois do expediente, lembre-se o quão importante é o descanso para se refazer para o dia seguinte e liberar a cabeça para pensar em soluções e novas estratégias.
• Para um funcionário que gasta metade do dia organizando e reorganizando as contas, e quando se pede um relatório parece que este vai arrancar seus cabelos, com certeza muito deste tempo não está sendo bem utilizado e pode ser melhor aproveitado. Vamos colocar um sorriso na boca deste funcionário quando pedir um relatório e ele conseguir isto com poucos clicks.
• Fim do ano, movimento geralmente aumenta, também aumentam as contas, décimo terceiro e o tempo fica mais curto, e precisamos nos planejar para o ano seguinte, mas o risco de deixar o financeiro atrasado para resolver quando sobrar tempo é muito alto.

Exemplo de algumas facilidades:

1. Digitação de uma despesa como energia elétrica uma única vez com a utilização de uma opção para repetir a mesma por 12 meses. No futuro, a cada mês, basta ir acertando estes valores, o que pode ser feito direto da conciliação bancária.
2. Visualização das contas a pagar, podendo escolher um período, um fornecedor, um centro de custo, uma faixa de valores ou um tipo de categoria de despesas.Todas opções rápidas com poucos clicks e confiáveis (menos erros humanos, pois não precisam ser copiadas ou selecionadas manualmente como em uma planilha).
3. Utilização de cadastros como clientes, fornecedores e contas/bancos com facilidade de procura destes na digitação de um lançamento e garantindo a integridade dos dados na hora de gerar um relatório, por exemplo para a conta corrente X do banco B.

Faça o controle de suas finanças de maneira eficiente a partir de R$ 29,00 mensais

[button_2 color=”orange” align=”center” href=”http://bit.ly/DDAeBoletoBancarioExperimente”]EXPERIMENTAR AGORA GRATUITAMENTE[/button_2]

 

Métodos, processos e treinamento

Em minha experiência com softwares financeiros, o que posso dizer que vi com clientes que criaram por conta própria os métodos de controle do financeiro, é que aprenderam com este esforço, mas demoraram para chegar em um resultado satisfatório, fazendo e refazendo cálculos e planilhas, e quando descobriram o tipo de controle que seria possível alcançar com um bom software, escutei de muitos deles: “porque não conheci esta ferramenta antes?”.

Somos inteligentes, e apenas começar a usar um software já ajuda a direcionar o pensamento sobre o processo de controle.

Pesquise uma boa empresa e verifique que tipo de suporte e treinamento é oferecido. Mais do que ensinar a usar a ferramenta, o pessoal do suporte pode ajudar a definir um modelo de controle do financeiro, apresentar o potencial dos relatórios e quais se adequam melhor ao seu negócio, indicar quais os principais itens devem ter um controle mais rígido, mostrar como validar as contas, fazer uma boa conciliação bancária que passe confiança, auxiliar a preencher uma nota fiscal e ou gerar um boleto bancário e até indicar como tratar isto com o banco do cliente.

O treinamento já incluso no preço do software é uma opção muito prática e barata, que pode lhe poupar muito tempo e dinheiro.

Evitar falhas humanas

CASO 1. Já noite, ao terminar o fechamento do dia, olhamos para baixo e percebemos que estavam no chão mais três notas que caíram. E agora, lançar as notas e refazer os cálculos, seja na calculadora ou selecionando células e ajustando fórmulas. Um fato comum, simples e chato que junto ao cansaço aumenta muito a possibilidade de erro humano. Para ajudar, já no finalzinho toca o telefone, e para não perder tudo, ao salvar a planilha, o click foi no botão errado, a planilha fechou o computador foi desligado, mas sem saber como no dia seguinte ao abrir estava tudo uma bagunça e o último backup já tinha uma semana.

CASO 2. Continuando, na mesma hora, mesma situação, em outra empresa, o financeiro encontrou dez notas no chão, mas usando um bom software, rapidamente fez o lançamento de sete delas quando faltou energia (pior do que um telefonema). No dia seguinte estava tudo no estado em que tinha parado, fez os três lançamentos faltantes, e refez o fechamento com facilidade em poucos segundos e ainda tinha a possibilidade de recuperar o backup que tinha sido feito automaticamente.

Confiança

Como exemplo prático vamos citar alguns exemplos de relatórios bastante importantes:

• Faturamento do último ano, mês a mês
• Extrato de pagamentos do cliente X
• Quem são os 5 principais clientes?
• Qual a margem de contribuição conseguida nos últimos três meses por centro de custo?
• Quanto pagamos de telefone nos últimos três meses (ou qualquer outra despesa específica)?

Ao gerar um relatório de uma planilha, o que necessita um certo esforço para ser feito, quais são os métodos para validar os dados gerados? Confiança na pessoa que gerou? Pedir outros relatórios para bater valores, o que iria gerar um certo estresse e demandaria outra quantidade de tempo?

Se os mesmos forem gerados com poucos clicks, podem ser gerados pelo próprio sócio, e podem ser refeitos facilmente de maneiras diferentes ajudando a entender os montantes. Ainda podem ser verificados se foram ou não conciliados com extrato bancário dando mais credibilidade aos dados digitados ou ainda acompanhados por um gráfico que pode facilmente apontar pontos fora de uma curva.

A confiança em dados financeiros pode ser comprovada com métodos e processos computacionais evitando constrangimento pessoal quando ocorrem erros humanos inerentes ao trabalho com muitos números e digitação e não se remetem a credibilidade do profissional.