O controle de caixa tem a finalidade de manter registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa que ocorrem diariamente. O Registro diário de caixa constitui-se numa seqüência de gastos e recebimentos efetuados durante um determinado período. Neste aspecto Sistemas Integrados de Gestão Financeira, a exemplo do FinanceiroWeb, facilitam esta atividade operacional nas empresas garantindo fácil acesso às informações e integridade dos dados.
Administrar o caixa significa controlar sua disponibilidade com base em uma compreensão e planejamento das necessidades financeiras, afirma Resnik (1990). A responsabilidade pela administração de caixa começa com o cálculo de estimativas de entrada e desembolso de dinheiro. A análise e o planejamento do fluxo de caixa são ferramentas básicas para administração de uma pequena empresa, evidenciando o comportamento das entradas e desembolsos de recursos, de modo a proporcionar análises importantes sobre o comportamento da empresa, quanto a sua saúde financeira.
Existem dois tipos de controle de caixa basicamente, o de fundo fixo e o de caixa flutuante. No de fundo fixo, é definido uma quantia fixa em caixa suficiente para pagamentos de diversos dias e periodicamente é feito prestação de contas do valor desembolsado. No caixa flutuante, há os recebimentos e pagamentos em dinheiro, em seu saldo também pode ter vales adiantamentos para despesas, cheques, etc.
Administrando o “contas a pagar” da empresa.
O controle das contas a pagar de acordo com apostila SEBRAE (2000), serve para avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de maneira a não centralizar muitos pagamentos em determinadas datas. O controle deve ser preenchido de acordo com o vencimento, o ideal é que a organização dos compromissos seja feita mês a mês, ou seja, compras com vencimento em janeiro devem ser registradas em um controle, compras em fevereiro em outro, e assim, respectivamente. Este controle possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre vencimento dos compromissos, como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar. Novamente ressaltamos que o uso de Sistemas Financeiros são vitais à qualidade e integridade destas informações.
A administração do “contas a pagar” impacta diretamente o fluxo de caixa da organização. Cabe aqui ressaltar que o fluxo de caixa de uma empresa é o conjunto de entradas e saídas de recursos ao longo de um determinado período, ele consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens do ativo. Ou seja, ele é uma demonstração para o apoio da gerência financeira, com projeções da movimentação de dinheiro da empresa para os próximos períodos.
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