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PROJETOS E CENTROS DE CUSTOS NO FINANCEIRO

Para organizar o financeiro, de uma empresa ativa, que precisa estar atualizada e se adequar as mudanças, precisamos saber gerenciar muito bem o dia a dia e ter cada vez mais o dinheiro bem controlado, saber que áreas custam mais, que tipo de serviços ou produtos vendem melhor e o que gera lucro ou prejuízo. Projetos e centros de custos no financeiro, podem ser ferramentas de alto valor na gerência e estratégia da empresa.

 

Definições Importantes

Plano de contas x Centro de Custos x Projetos

 

A categorização de entradas e saídas devem figurar num plano de contas, de acordo com as suas características, similaridades ou eventos econômicos produzidos. Uma conta deve representar facilmente a operação realizada por uma entidade.

plano_de_contas_exemplo

Segundo “Wikipedia”, denomina-se centro de custo, as diversas seções de uma empresa delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos aí verificados.

Como exemplo, é muito comum encontrarmos centros de custos nomeados como “Administração” e “Produção”, mas podemos escolher muitos outros nomes, conforme nosso tipo de negócio.
Exemplos de centros de custos:

Tipos de empresas Centros de custos
Revendas com filiais Filial 1
Filial 2
Indústrias Administração
Comercial
Produção
Oficina mecânica Serviços
Peças
Software Comercial
Suporte
Desenvolvimento
Escritório de arquitetura Projeto arquitetônico
Projeto de interiores
Projeto de exteriores
Advogados Serviços Pessoa Física
Serviços Pessoa Jurídica

 

Também como descrito no site da “Wikipedia”, pode-se definir um projeto como um empreendimento colaborativo, frequentemente envolvendo pesquisa ou desenho, que é cuidadosamente planejado para alcançar um objetivo particular

As principais características dos projetos são:

  • temporários, possuem um início e um fim definidos.
  • planejados, executado e controlado.
  • entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.
  • desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva.
  • realizados por pessoas.
  • com recursos limitados.

 

Quando usar ?

Como já comentado, categorização no plano de contas, deve ser usado para todo e qualquer lançamento, já centros de custos e projetos devem ser utilizados quando necessário de maneira que facilitem a visualização dos dados. Agora imagine a situação onde todos os dias são feitas compras que podem variar entre lanches, material de cozinha, limpeza, papelaria e material de escritório, embalagens, etiquetas, brindes e material comercial, além de matéria prima, ferramentas e outros produtos para revenda. Quem cuida do dinheiro terá bastante trabalho, vai ter que prestar contas, e principalmente saber onde se concentram as despesas e quem está gastando mais do que deveria, caso contrário esta rotina pode se tornar uma bagunça e ficar incontrolável. Nestes casos separar centros de custos e projetos vão ajudar muito a gerência.

Vamos citar alguns exemplos de quando usar:

Algo não recomendado, mas que acontece muito é misturar contas pessoais dos sócios com as da empresa. Se estas contas pelo menos puderem ser separadas por centros de custos distintos, como por exemplo, “Sócios” e “Empresa” já podem ser feitos relatórios separando estas despesas que irão mostrar de forma mais correta a saúde da empresa. Isto pode não resolver o problema da mistura e gastos dos sócios, mas pelo menos vai mostrar claramente os furos de caixa e onde se encontram.

Empresas de serviço especializado que fornecem sob demanda, como construtoras (grandes ou pequenas), empreiteiros, escritórios de arquitetura, escritórios de engenharia, desenvolvedores de software, advogados, consultores e outros devem controlar receitas e despesas por projeto a cada serviço contratado, pois será sempre importante saber quanto se está gastando e recebendo em cada um. Muitas vezes a falta deste controle, pode mascarar serviços que não dão lucro, já quando visualizamos o quanto cada projeto está contribuindo, podemos analisar os tipos de serviço prestados e planejar melhorias para evitar prejuízos ou ainda simplesmente decidir o que deve ou não ser fornecido pela empresa.

Em paralelo ao controle por projeto, imagine que a empresa, agora fornece serviços para duas frente distintas, que exigem esforços diferenciados e talvez até técnicos com especializações diferentes. Fornecer duas coisas diferentes pode ser um grande problema e ficar difícil de administrar, mas também pode ser estratégico para diferenciar a empresa como fornecedora, afinal um serviço pode chamar o outro ou ainda pode simplesmente chamar atenção do cliente por que esta empresa resolve o problema completo do cliente. Um exemplo dos mais simples, posso citar que quando comprei uma cortina para minha casa, a fornecedora confeccionou as mesmas sob medida e ofereceu também o serviço de colocação dos trilhos feito por um terceiro de confiança da fornecedora, que fez os furos e instalou a mesma, uma facilidade que me poupou tempo para achar outro fornecedor. Assim como este exemplo simples, podemos ver muitos outros, mas precisamos ter cuidado para saber onde estamos ganhando e quanto vale a pena investir nesta diversidade de serviços, pois é melhor fazer uma coisa bem feita do que várias de forma mediana. Se estes dois serviços forem separados por centro de custos, afinal cada um é um tipo de serviço, conseguiremos ver com facilidade quanto foi faturado e quanto custa cada um, no caso do exemplo citado, ficaria simples de saber o momento em que o instalador poderia ficar mais barato se contratado como funcionário ao invés de terceirizado.

 

Informações estratégicas que podem diferenciar da concorrência

Ter as informações dos valores por projetos e centro de custos a mão de forma correta e com poucos clicks, podem fazer total diferença, pense na hora de montar orçamentos, ou oferecer um serviço extra para um projeto corrente que pode gerar um bom adicional. Também deve-se estar atento a todos os gastos para poder negociar eventuais despesas extras com o cliente ainda em tempo hábil, pois mudanças no decorrer de um projeto são comuns, mas se não forem negociadas em tempo, provavelmente o fornecedor arcará com o prejuízo.

ALGUNS RELATÓRIOS ÚTEIS

Visão dos centros de custos ou projetos em um determinado período

centro_custos_movimentacao_periodo

Extrato por projeto e ou centro de custo

projetos_extrato

Acompanhamento dos projetos com referência de valores mensais que devem recebidos e podem ser gastos.

projetos_acompanhamento

Ainda poderíamos ver por projeto ou centro de custos, os totais categorizados no plano de contas, fluxo de caixa e dre.

 

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